PROGRAMA QUALIDADE TOTAL 5 S

O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. 

  

No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT. 

O Programa recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, mas para a adequação à língua portuguesa adotou-se os 5 sensos: de utilização, de ordenação, de limpeza, de saúde e autodisciplina. 

O Programa 5S será definido na instituição como: 

• Seiri - Senso de Organização: a arte de descartar fora coisas sem uso;
• Seiton - Senso de Arrumação: a arte de cada coisa no seu lugar para pronto uso;
• Seiso - Senso de Limpeza: a arte de tirar não sujar;
• Seiketsu -Senso de Padronização: a arte de manter a organização;
• Shitsuke - Senso de Disciplina: a arte de fazer coisas certas naturalmente 

Objetivo Geral - Qualidade Total 5S são tornar o trabalho mais exequível, rápido, seguro, simples, eficaz e proporcionar satisfação pessoal e profissional. 

O Programa Qualidade Total 5S - visa eliminar o desperdício e promover a organização nos ambientes de trabalho. Com isso, a instituição ganha em economia. Já os colaboradores com um ambiente harmonioso e agradável para se trabalhar e os alunos e a comunidade com a prestação de serviços mais eficaz. 

Objetivo Específico - O Programa 5S que é simples e eficaz. Do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de vida, reduzir custos, diminuir desperdícios, transformar e melhorar o ambiente da instituição e conseqüentemente a atitude das pessoas que direta ou indiretamente estão vinculadas à instituição.

O Programa 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado no cotidiano contribuindo para atingir a Qualidade Total em todos os níveis da instituição criando o “Ambiente da Qualidade”.

Os objetivos da implantação desta ferramenta na instituiução são:

• ·    Promover a participação em todos os níveis e a interação e colaboração entre eles;
• ·    Desenvolver equipes e lideranças;
• ·    Promover a melhoria contínua dos processos;
• ·    Incentivar a criatividade;
• ·    Melhorar o ambiente de trabalho;
• ·    Aprender a lidar com as mudanças;
• ·    Estimular a motivação pessoal;
• ·    Promover a mudança de hábitos;
• ·    Aprimorar a segurança;
• ·    Estimular a conservação de energia;
• ·    Reduzir custos - combate efetivo aos desperdícios e estimular a otimização dos recursos;
• ·    Melhoria da qualidade de vida;
• ·    Preparar o ambiente para a qualidade total.

Justificativa- O Programa 5S que se caracteriza pelo Descarte, Organização, Limpeza, Higiene e Ordem Mantida, tem sido aplicado em grandes empresas internacionais e nacionais no sentido de aprimorar o sistema vigente atingindo a Qualidade Total no que tange a organização de bens e pessoas. Este programa faz aparecer as anomalias (avarias, desequilíbrios de produção e ensino, escassez de materiais, atrasos de entregas, entre outros).

Alguns fatores justificam a implementação desse programa:

• Devemos combater os desperdícios;

• Vivemos melhor num ambiente limpo e organizado;

• Os clientes exigem cada vez mais qualidade;

• Desperdícios geram preços altos.

O desafio é mostrar que se pode conseguir fazer mais e melhor, de maneira mais segura, ao mesmo tempo, com menos esforço. É necessário que no programa de sensibilização reconheça-se que, num primeiro momento o 5S significará mais trabalho, mas com a prática, facilitará o trabalho de todos.

Outra questão importante que deve ser trabalhada é o envolvimento dos funcionários, ressaltando a importância deles no processo como peças fundamentais para que a mudança de cultura seja efetiva.

Estes planos possuem as caracaterísticas:

• Sensibilização – Elaborar e promover procedimentos de sensibilização de modo a mobilizar as pessoas para a mudança organizacional planejada, através da implantação do programa 5S.
• Utilização – Aplicar em todas as áreas físicas o Senso de Utilização, observando as instruções fornecidas, os procedimentos estabelecidos e utilizando as áreas físicas e virtual - Sistema Patrimônio – de acolhimento dos materiais descartados e os disponibilizados para redirecionamento de descarte
• Ordenação – Nesta etapa todas as áreas definidas pela Equipe consolidarão o Senso de Utilização e aplicarão o Senso de Ordenação em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
• Avaliação das Etapas de Utilização e Ordenação – Será efetuada sob a coordenação do Comitê 5S e visa quantificar e avaliar os resultados obtidos e, se necessário, tomar as medidas corretivas, visando garantir um desempenho satisfatório e a implantação do Sensos Utilização e Ordenação.
• Limpeza - Nesta etapa todas as áreas definidas consolidarão os Sensos anteriores e aplicarão o Senso de Limpeza em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
• Saúde - Nesta etapa as áreas definidas consolidarão os Sensos anteriores e aplicarão o Senso de Saúde em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
• Avaliação das Etapas Limpeza e Saúde – A ser efetuada sob a coordenação do Comitê 5S e visa quantificar e avaliar os resultados obtidos que servirão de subsídios para tomar as medidas corretivas, visando garantir um desempenho satisfatório e consequentemente o sucesso da implantação do Programa 5S.
• Autodisciplina – Esta etapa garantirá a manutenção e aprimoramento dos resultados obtidos nas etapas anteriores, estimulando o hábito consciente e voluntário das práticas apreendidas. Serão estabelecidos: procedimentos operacionais “Ordem Mantida”, folhas de verificação e de auditoria, equipes de verificadores e de auditores, periodicidade das verificações e auditorias.

Para a implantação do Programa 5S, deve-se serguir a ordem a pré-definida como:

• Comunicação – escolha da Equipe 5S e uma pré-divulgação para todos os colaboradores.
• Desenvolvimento de um logo – escolhido e aprovado entre todos os membros da Equipe 5S.
• Cartilha do Programa – Modos e meios de utilização do 5S.
• Cartazes – Produção de cartazes de todas as fases do Programa.
• Divulgações – Divulgação dos ítens anteriores citados para todos os colaboradores da instituição através de uma palestra, cartazes, site, e cartilha.
• Lançamento do Programa
• Divulgação do Programa
• Documentando do Antes e o Depois

CONCEITO DOS 5 S

1S - SEIRI - SENSO DE CLASSIFICAÇÃO - Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.

• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.

• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.

• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

2.º S - SEITON - SENSO DE ORDEM

Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. É colocar em ordem, conforme sua frequência de utilização. Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.

• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.

• guardar objetos diferentes em locais diferentes.

• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.

• determinar o local de armazenamento de cada objeto

• onde for possível, eliminar as portas.

• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar. Tem como objetivo limpar, possibilitando a ordenação da área e eliminando a sujeira acumulada durante o tempo. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:

• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.

• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:

• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.

• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.

• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.

• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.

• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário

• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira

• Não jogar lixo ou papel no chão

• Dar destino adequado ao lixo, quando houver

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE PADRONIZAÇÃO

O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3 primeiros S’s, ele representa um “estado” ouuma“conseqüência ”. Significa manter o estado dos 3S’s, promovendo o consenso de padrões individuais para padrões coletivos. O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:

• ter os três S's previamente implantados.

• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente

• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos

• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.

• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.

• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,

• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega

• cumprir horários,

• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,

• não fumar em locais impróprios, etc.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá de identificação, ou dos equipamentos de proteção são diversos “contratos”realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida. Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.

• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.

• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .

• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.

Apesar de mal difundido por empresas e pela literatura técnica, hoje se fala do

6º S - SOISEN SUIHAN, que siginifica INSISTIR EM ENSINAR.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 

CALEGARE, A. J. de A. Os mandamentos da qualidade total. 3. ed. Barueri: Inter- Qual International Quality Systems, 1999.
CÂNDIDO, Marcondes da Silva. Gestão da qualidade em pequenas empresas: uma contribuição aos modelos de implantação. 1998. online. Dissertação ( Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina.
KOJO, Rogerio H ; BRANDALIZE, Adalberto. Implantação do programa 5S. Disponível em: . Acesso em: 17 ago. 2010.
RIBEIRO, Haroldo: 5S: a base para qualidade total - Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994.
Blogs consultado: http://habitusestamparia.blogspot.com/2010/09/qualidade-total-metodologia-5ss.html
http://maisgestao.com.br/site/index.php?option=com_content&task=view&id=863