A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DOCUMENTAL - QUALIDADE

Controle  Documental -     exemplo da empresa MIP a ser seguido em todas as empresas e no nosso dia a dia, na nossa casa, nossa escola, na nossa vida,  principalmente quando se trata de documentos. 

Fonte:  Jornal Informativo MIP - Julho, Agosto e Setembro 2010

Você já imaginou se o seu carro novo viesse com o manual obsoleto? Ou se, ao comprar um remédio, a receita fornecida fosse de outro medicamento?

Podemos entender com estas perguntas a importância do controle de documentos nas empresas. E na MIP não é diferente! Os diversos documentos utilizados para o desenvolvimento das suas atividades são controlados pelo Setor de Garantia da Qualidade, com objetivo de disponibilizá-los de forma controlada para os usuários. 

O controle dos documentos do SGI (Sistema de Gestão Integrada)  é realizado conforme critérios estabelecidos no PR-SGQU-002 - Controle de Documentos, com suporte do Software Doc Control, que permite a gestão eletrônica dos documentos, desde sua criação até a sua distribuição para os usuários.

São exemplos de documentos controlados: Procedimentos e instruções de Trabalho, Normas externas, Especificações de Processo de Soldagem, PCMSO, PCMAT, desenhos e especificações técnicas.

Os documentos do SGI são disponibilizados de duas formas: Eletrônica - acesso com senha do Doc Control e Cópia Física - pastas distribuídas nos setores.

O controle dos documentos é simples, mas algumas recomendações são importantes:

- Ao utilizar cópia física, certifique-se de que ela está legível e carimbada com a inscrição: "Cópia controlada" em vermelho.

- É proibido tirar cópia dos documentos. Caso precise solicite ao Setor de Garantia da Qualidade.

- Caso haja necessidade de retirar os documentos Cópia Física da sua pasta de origem registre a retirada no "RED FLAG".

- Ao terminar a consulta do documento no Doc Control, finalize o acesso. Lembre-se que o acesso é feito por meio de senha pessoal.