O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar.
No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT.
O Programa recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, mas para a adequação à língua portuguesa adotou-se os 5 sensos: de utilização, de ordenação, de limpeza, de saúde e autodisciplina.
O Programa 5S será definido na instituição como:
- Seiri - Senso de Organização: a arte de descartar fora coisas sem uso;
- Seiton - Senso de Arrumação: a arte de cada coisa no seu lugar para pronto uso;
- Seiso - Senso de Limpeza: a arte de tirar não sujar;
- Seiketsu -Senso de Padronização: a arte de manter a organização;
- Shitsuke - Senso de Disciplina: a arte de fazer coisas certas naturalmente
Objetivo Geral - Qualidade Total 5S são tornar o trabalho mais exequível, rápido, seguro, simples, eficaz e proporcionar satisfação pessoal e profissional.
O Programa Qualidade Total 5S - visa eliminar o desperdício e promover a organização nos ambientes de trabalho. Com isso, a instituição ganha em economia. Já os colaboradores com um ambiente harmonioso e agradável para se trabalhar e os alunos e a comunidade com a prestação de serviços mais eficaz.
Objetivo Específico - O Programa 5S que é simples e eficaz. Do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de vida, reduzir custos, diminuir desperdícios, transformar e melhorar o ambiente da instituição e conseqüentemente a atitude das pessoas que direta ou indiretamente estão vinculadas à instituição.
O Programa 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado no cotidiano contribuindo para atingir a Qualidade Total em todos os níveis da instituição criando o “Ambiente da Qualidade”.
Os objetivos da implantação desta ferramenta na instituiução são:
- · Promover a participação em todos os níveis e a interação e colaboração entre eles;
- · Desenvolver equipes e lideranças;
- · Promover a melhoria contínua dos processos;
- · Incentivar a criatividade;
- · Melhorar o ambiente de trabalho;
- · Aprender a lidar com as mudanças;
- · Estimular a motivação pessoal;
- · Promover a mudança de hábitos;
- · Aprimorar a segurança;
- · Estimular a conservação de energia;
- · Reduzir custos - combate efetivo aos desperdícios e estimular a otimização dos recursos;
- · Melhoria da qualidade de vida;
- · Preparar o ambiente para a qualidade total.
Justificativa- O Programa 5S que se caracteriza pelo Descarte, Organização, Limpeza, Higiene e Ordem Mantida, tem sido aplicado em grandes empresas internacionais e nacionais no sentido de aprimorar o sistema vigente atingindo a Qualidade Total no que tange a organização de bens e pessoas. Este programa faz aparecer as anomalias (avarias, desequilíbrios de produção e ensino, escassez de materiais, atrasos de entregas, entre outros).
Alguns fatores justificam a implementação desse programa:
• Devemos combater os desperdícios;
• Vivemos melhor num ambiente limpo e organizado;
• Os clientes exigem cada vez mais qualidade;
• Desperdícios geram preços altos.
O desafio é mostrar que se pode conseguir fazer mais e melhor, de maneira mais segura, ao mesmo tempo, com menos esforço. É necessário que no programa de sensibilização reconheça-se que, num primeiro momento o 5S significará mais trabalho, mas com a prática, facilitará o trabalho de todos.
Outra questão importante que deve ser trabalhada é o envolvimento dos funcionários, ressaltando a importância deles no processo como peças fundamentais para que a mudança de cultura seja efetiva.
Estes planos possuem as caracaterísticas:
- Sensibilização – Elaborar e promover procedimentos de sensibilização de modo a mobilizar as pessoas para a mudança organizacional planejada, através da implantação do programa 5S.
- Utilização – Aplicar em todas as áreas físicas o Senso de Utilização, observando as instruções fornecidas, os procedimentos estabelecidos e utilizando as áreas físicas e virtual - Sistema Patrimônio – de acolhimento dos materiais descartados e os disponibilizados para redirecionamento de descarte
- Ordenação – Nesta etapa todas as áreas definidas pela Equipe consolidarão o Senso de Utilização e aplicarão o Senso de Ordenação em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
- Avaliação das Etapas de Utilização e Ordenação – Será efetuada sob a coordenação do Comitê 5S e visa quantificar e avaliar os resultados obtidos e, se necessário, tomar as medidas corretivas, visando garantir um desempenho satisfatório e a implantação do Sensos Utilização e Ordenação.
- Limpeza - Nesta etapa todas as áreas definidas consolidarão os Sensos anteriores e aplicarão o Senso de Limpeza em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
- Saúde - Nesta etapa as áreas definidas consolidarão os Sensos anteriores e aplicarão o Senso de Saúde em suas áreas físicas, observando as instruções fornecidas.
- Avaliação das Etapas Limpeza e Saúde – A ser efetuada sob a coordenação do Comitê 5S e visa quantificar e avaliar os resultados obtidos que servirão de subsídios para tomar as medidas corretivas, visando garantir um desempenho satisfatório e consequentemente o sucesso da implantação do Programa 5S.
- Autodisciplina – Esta etapa garantirá a manutenção e aprimoramento dos resultados obtidos nas etapas anteriores, estimulando o hábito consciente e voluntário das práticas apreendidas. Serão estabelecidos: procedimentos operacionais “Ordem Mantida”, folhas de verificação e de auditoria, equipes de verificadores e de auditores, periodicidade das verificações e auditorias.
Para a implantação do Programa 5S, deve-se serguir a ordem a pré-definida como:
- Comunicação – escolha da Equipe 5S e uma pré-divulgação para todos os colaboradores.
- Desenvolvimento de um logo – escolhido e aprovado entre todos os membros da Equipe 5S.
- Cartilha do Programa – Modos e meios de utilização do 5S.
- Cartazes – Produção de cartazes de todas as fases do Programa.
- Divulgações – Divulgação dos ítens anteriores citados para todos os colaboradores da instituição através de uma palestra, cartazes, site, e cartilha.
- Lançamento do Programa
- Divulgação do Programa
- Documentando do Antes e o Depois
CONCEITO DOS 5 S
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.
Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. É colocar em ordem, conforme sua frequência de utilização. Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.
Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar. Tem como objetivo limpar, possibilitando a ordenação da área e eliminando a sujeira acumulada durante o tempo. O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.
Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver
O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3 primeiros S’s, ele representa um “estado” ouuma“conseqüência ”. Significa manter o estado dos 3S’s, promovendo o consenso de padrões individuais para padrões coletivos. O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:
• ter os três S's previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.
O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá de identificação, ou dos equipamentos de proteção são diversos “contratos”realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida. Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .
• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços.
Apesar de mal difundido por empresas e pela literatura técnica, hoje se fala do
6º S - SOISEN SUIHAN, que siginifica INSISTIR EM ENSINAR.
CALEGARE, A. J. de A. Os mandamentos da qualidade total. 3. ed. Barueri: Inter- Qual International Quality Systems, 1999.
CÂNDIDO, Marcondes da Silva. Gestão da qualidade em pequenas empresas: uma contribuição aos modelos de implantação. 1998. online. Dissertação ( Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina.
KOJO, Rogerio H ; BRANDALIZE, Adalberto. Implantação do programa 5S. Disponível em: . Acesso em: 17 ago. 2010.
RIBEIRO, Haroldo: 5S: a base para qualidade total - Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994.
Blogs consultado: http://habitusestamparia.blogspot.com/2010/09/qualidade-total-metodologia-5ss.html
http://maisgestao.com.br/site/index.php?option=com_content&task=view&id=863
CÂNDIDO, Marcondes da Silva. Gestão da qualidade em pequenas empresas: uma contribuição aos modelos de implantação. 1998. online. Dissertação ( Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina.
KOJO, Rogerio H ; BRANDALIZE, Adalberto. Implantação do programa 5S. Disponível em: . Acesso em: 17 ago. 2010.
RIBEIRO, Haroldo: 5S: a base para qualidade total - Salvador, BA: Casa da Qualidade, 1994.
Blogs consultado: http://habitusestamparia.blogspot.com/2010/09/qualidade-total-metodologia-5ss.html
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